Privacyverklaring Orde van Octrooigemachtigden

Over de orde

De Orde van Octrooigemachtigden is de beroepsorganisatie van alle Nederlandse octrooigemachtigden, op grond van artikel 23d van de Rijksoctrooiwet 1995. De orde heeft tot taak de bevordering van een goede beroepsuitoefening door de leden en van hun vakbekwaamheid. Haar taak omvat mede de zorg voor de eer en het aanzien van het beroep van octrooigemachtigde. De orde is een openbaar lichaam als bedoeld in artikel 134 van de Grondwet.

In het bijzonder zorgt de orde ervoor dat haar leden professioneel, klantgericht en integer zijn bij het adviseren en ondersteunen van cliënten bij het verkrijgen van bescherming voor (technische) uitvindingen en bij het adviseren van hun cliënten over intellectuele eigendomsrechten van anderen. Zo bevordert de orde innovatie in Nederland.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Orde van Octrooigemachtigden, Sir Winston Churchilllaan 295A 2288 DC Rijswijk, KvK-nummer 27348662, is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Doelstellingen van de beroepsorganisatie

De orde waarborgt het professionele niveau van de octrooigemachtigde en daarmee goede belangenbehartiging van cliënten, door middel van gedragsregels, een Raad van Toezicht en een goede opleiding en nascholing voor octrooigemachtigden.
De orde spant zich in om de toegankelijkheid van het octrooisysteem te bevorderen.
De orde adviseert de overheid over octrooiwetgeving en neemt deel aan nationale en internationale discussies over wetgeving en verordeningen over intellectueel eigendom en in het bijzonder octrooien.
De orde beschikt over een lijst van alle beëdigde octrooigemachtigden in Nederland en houdt die up-to-date voor haar taakuitoefening.
De orde communiceert over het beroep.
De orde organiseert intervisie en deskundigheidsbevordering voor de leden en behartigt hun belangen.

Privacystatement

Door middel van deze privacyverklaring informeert de Orde van Octrooigemachtigden u over welke persoonsgegevens we verzamelen ten behoeve van onze ledenadministratie, registratie van aanmeldingen voor activiteiten en het gebruik van onze website, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met uw gegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die u ons verstrekt, of die wij over u ontvangen van het Octrooicentrum Nederland, vertrouwelijk wordt behandeld, behoudens de vermelding met naam, titel(s), werkgever en specialisme(n) in de openbare lijst van beëdigde octrooigemachtigden.

Samengevat komt onze privacyverklaring erop neer dat we uw persoonsgegevens:

alleen gebruiken voor doelen die met u zijn overeengekomen, waarvoor wij van u toestemming hebben gekregen, die vallen onder gerechtvaardigd belang of die voortvloeien uit onze wettelijke taak;
niet met anderen zullen delen, tenzij vermeld in deze privacyverklaring (behoudens de openbare lijst van beëdigde octrooigemachtigden);
zorgvuldig beheren en beveiligen.

Wanneer u vragen heeft die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer u suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan of wanneer u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met u in contact. U kunt hiervoor een e-mail sturen aan mail@octrooigemachtigde.nl.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze administratie van leden, geassocieerde leden en leden van de Jonge Orde en op onze website (www.OctrooiGemachtigde.nl, ook bereikbaar via www.OctrooiGemachtigden.nl en www.Octrooi.nl).

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens om diverse diensten en taken goed te kunnen uitvoeren. Dit gebeurt op basis van overeenkomst, wettelijke plicht, toestemming of op basis van gerechtvaardigd belang. Het gaat daarbij om de onderstaande activiteiten.

1. Administratie van leden, geassocieerde leden en leden van de Jonge Orde

Wij verwerken persoonsgegevens die door leden, geassocieerde leden en leden van de Jonge Orde aan ons worden verstrekt. Daarnaast ontvangen wij gegevens over beëdigde octrooigemachtigden van het Octrooicentrum Nederland; dat is zo bepaald in het Uitvoeringsbesluit Rijksoctrooiwet 1995.

In onze administratie registreren wij van leden de volgende gegevens:

Naam, titel(s), geslacht en geboortejaar;
NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
Gegevens ten behoeve van facturatie;
De naam, NAW-gegevens en contactadres van de werkgever;
jaar van inschrijving, jaar van beëdiging, registratienummer en lidnummer;
specialismen;
gegevens omtrent verplichtingen in het kader van Permanente Educatie;
gebruikersnaam en wachtwoord voor toegang tot het besloten deel van de website.

Deze informatie wordt tot zeven jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard (ten behoeve van de verplichte financiële administratie).

2. Aanmelding voor lezingen, jaarvergadering en andere activiteiten

Wij verwerken aanmeldingen voor lezingen, jaarvergaderingen en andere activiteiten. De gegevens van de aanmelding worden gebruikt om de organisatie van de activiteit te kunnen voorzien van een overzicht van aanmeldingen en om de eventuele kosten voor deelname te kunnen factureren.

3. Facturatie van contributie en deelname aan activiteiten

Wij gebruiken de gegevens in de ledenadministratie ten behoeve van facturatie van de jaarlijkse contributie en deelname aan activiteiten. Facturen worden elektronisch (per e-mail) verzonden. U kunt inloggen op de website om een historie van uw facturen in te zien.

4. Convocatie, attenderingen en kennisdeling

Wij houden onze leden, geassocieerde leden en leden van de Jonge Orde op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied, aankomende Jaarvergaderingen en relevante cursussen en lezingen door middel van periodieke e-mails.

Op het besloten deel van de website kunt u zich - op uw profielpagina - afmelden voor deze periodieke e-mails.

5. Actualisering register van octrooigemachtigden

Periodiek wisselen wij gegevens van onze leden uit met het Nederlands Octrooicentrum ten behoeve van de actualisering van onze ledenadministratie en het register van octrooigemachtigden, zoals dat wordt bijgehouden door Octrooicentrum Nederland.

6. Behandeling van klachten

De Raad van Toezicht van de orde van octrooigemachtigden heeft de wettelijke plicht om klachten over de werkwijze van een octrooigemachtigde volgens de vastgestelde procedure in behandeling te nemen. Indien u een klacht indient over een octrooigemachtigde, of wanneer er een klacht wordt ingediend over uw werkzaamheden als octrooigemachtigde, dan worden de gegevens over de klacht verwerkt door de leden van de Raad van Toezicht die de klacht in behandeling nemen. Indien de klacht leidt tot een uitspraak van de Raad van Toezicht die van belang is voor de beroepsgroep, dan kan de uitspraak geanonimiseerd worden gepubliceerd op de website van de orde.

Derden

Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten, op basis van een zogenaamde verwerkersovereenkomst, waarbij onze uitgangspunten voor de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens zijn gewaarborgd.

Beveiliging

De Orde van Octrooigemachtigden heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens passend en adequaat te beschermen. Zo worden uw persoonsgegevens op beveiligde, Nederlandse servers opgeslagen. Daarnaast gebruiken wij diverse digitale beveiligingstechnologieën, zoals: encryptie, firewalls en beveiligde servers om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet ongeautoriseerd worden verwerkt.

Al onze medewerkers instrueren wij voorts over organisatorische beschermingsmaatregelen, zoals: een datalekprotocol; de inhoud van onderhavige Privacyverklaring en de noodzaak om hun wachtwoorden en / of devices voortdurend te beschermen.

Website bezoek

Wanneer u onze website gebruikt, worden de technische kenmerken van uw bezoek in zogenaamde logfiles bijgehouden. Denk hierbij aan de opgevraagde pagina, IP-adres, tijdstip, browsertype en dergelijke. De analyses van deze logfiles worden uitsluitend ter verbetering van de website en de gerelateerde dienstverlening van de Orde van Octrooigemachtigden gebruikt en gedurende maximaal 12 maanden bewaard.

Cookies

Cookies zijn kleine stukjes informatie die door uw browser worden opgeslagen op uw computer. Deze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens:

Het recht op inzage. U kunt een verzoek doen uw persoonsgegevens in te zien. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor u geen recht op inzage heeft;
Het recht op aanpassing van uw persoonlijke gegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
Het recht om vergeten te worden. Er kunnen omstandigheden van toepassing zijn waardoor wij toch uw gegevens moeten bewaren of verwerken, bijvoorbeeld als hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.
Het recht om bezwaar te maken of een beperking van de verwerking te verzoeken. Wederom geldt dat wij onder bepaalde omstandigheden niet aan dit verzoek hoeven te voldoen;
Het recht op data-portabiliteit. Dit betekent dat u het recht heeft om uw persoonsgegevens op een gebruikelijke en gestructureerde wijze te ontvangen en dat u het recht heeft om de data over te hevelen naar een andere verantwoordelijke;
Het recht om bezwaar te maken tegen profiling;
Het recht om een bezwaar of klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens);
Het recht om uw toestemming weer in te trekken. Wederom geldt dat onder bepaalde omstandigheden, wij gerechtigd zijn om de verwerking van uw data voor te zetten, vooral indien de verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Inzage en wijziging van gegevens door leden

Als lid van de orde kunt u inloggen op het besloten deel van de website (https://www.octrooigemachtigde.nl/inloggen) om inzage te krijgen in uw gegevens of om uw gegevens aan te passen. Mocht u niet beschikken over uw accountgegevens, neem dan contact op met het secretariaat op mail@octrooigemachtigde.nl of 06 - 24 98 61 34.

Functionaris voor Gegevensbescherming

Indien u vragen, verzoeken of klachten heeft met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich te allen tijde richten tot onze Functionaris voor Gegevensbescherming, per e-mail via: fg@octrooigemachtigde.nl, of door een brief te sturen naar:

Orde van Octrooigemachtigden
Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 96979
2509 JJ Den Haag

Wijzigingen privacystatement

De Orde van Octrooigemachtigden behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Check daarom regelmatig deze privacyverklaring voor een mogelijke update.

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 22 januari 2019.