Gedragsregels

Het doel van deze Gedragsregels (hier te downloaden als PDF) is het optreden van de leden te regelen voor zover dit optreden plaats heeft als octrooigemachtigde volgens de Rijksoctrooiwet 1995.

In deze Gedragsregels zijn de volgende definities van toepassing:

Orde: De Orde van Octrooigemachtigden volgens Art. 23d Rijksoctrooiwet 1995;
Lid/Leden: een lid van de Orde/de leden van de Orde;
Beroepsgroep: de leden van de Orde;
Voorzitter van de Orde: de voorzitter van de Orde volgens Art. 23e Rijksoctrooiwet 1995;
Secretaris van de Orde: de secretaris van de Orde volgens Art. 23e Rijksoctrooiwet 1995;
Cliënt: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die advies inwint bij of gebruik maakt van diensten van een Lid;
Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de Orde volgens Art. 23f Rijksoctrooiwet 1995;
Voorzitter van de Raad van Toezicht: de voorzitter van de Raad van Toezicht volgens Art. 23f Rijksoctrooiwet 1995;
Secretaris van de Raad van Toezicht: de secretaris van de Raad van Toezicht volgens Art. 23f Rijksoctrooiwet 1995.

1. Algemeen

De algemene eisen, gesteld aan een Lid van de Orde, zijn vastgelegd in hoofdstuk 2, § 1a van de Rijksoctrooiwet 1995 en in het Uitvoeringsbesluit Rijksoctrooiwet 1995.
De algemene principes betreffende de beroepsuitoefening zijn vastgelegd in deze Gedragsregels, die een afspiegeling zijn van de huidige opvattingen van de Beroepsgroep. Een Lid wordt door deze Gedragsregels niet ontheven van zijn eigen verantwoordelijkheid te voldoen aan de bepalingen die zijn opgenomen in de Rijksoctrooiwet 1995 en in het Uitvoeringsbesluit Rijksoctrooiwet 1995.
Een Lid dient in de eerste plaats een betrouwbaar en deskundig adviseur te zijn voor een Cliënt. Het Lid dient op te treden als onafhankelijk adviseur door op onbevooroordeelde wijze de belangen van zijn Cliënt te dienen zonder daarbij rekening te houden met zijn persoonlijke gevoelens of belangen.
Een Lid oefent zijn beroep naar eer en geweten uit op een wijze die in overeenstemming is met de eer en het aanzien van het beroep.
Een Lid zal zich onthouden van het afgeven van valse of misleidende verklaringen.
Een Lid gedraagt zich in zijn beroepsuitoefening zodanig dat geen afbreuk wordt gedaan aan het vertrouwen in het beroep van octrooigemachtigde.
Een Lid neemt maatregelen om de belangen van zijn Cliënt te beschermen voor het geval het Lid verhinderd zou zijn zijn beroep uit te oefenen.
Een Lid staat niet toe dat een persoon die geen Lid is zonder adequaat toezicht onder de naam van het Lid of zijn kantoor werkzaamheden verricht die verband houden met het optreden als octrooigemachtigde.
Bij de uitoefening van zijn beroep is een Lid verantwoordelijk voor het handelen of nalaten van zijn medewerkers die geen Lid zijn.
Een Lid dient op de hoogte te zijn van de Gedragsregels en kan zich niet beroepen op onbekendheid daarmee.
Schending van de Gedragsregels kan niet worden gerechtvaardigd door een beroep op instructies van een Cliënt.

2. Reclame

Het maken van reclame is een Lid in het algemeen toegestaan op voorwaarde dat de reclame niet in strijd is met de wet. De reclame dient waarheidsgetrouw te zijn en in overeenstemming te zijn met grondbeginselen zoals integriteit en naleving van de geheimhoudingsplicht volgens Art.23b van de Rijksoctrooiwet 1995.
Bij het maken van reclame is niet toegestaan:
- het noemen van de naam van een Cliënt zonder uitdrukkelijke toestemming van deze Cliënt;
- het aankondigen, bekend maken of publiceren van aanbiedingen betreffende de koop, verkoop of bemiddeling inzake industriële eigendomsrechten, behalve wanneer dit voortvloeit uit instructies van een Cliënt.

3. Relatie tot het publiek

Een Lid houdt de reputatie van de Orde, van haar Leden, en van het beroep van octrooigemachtigde hoog.
Een Lid onthoudt zich van aanduidingen op kantoorruimtes, briefpapier of op enige andere wijze, die misleidend zijn voor het publiek.

4. Relatie tot Cliënten

Een Lid betracht volstrekte geheimhouding over informatie van vertrouwelijke aard waarvan het Lid de vertrouwelijkheid kent of redelijkerwijze behoort te kennen en die het in zijn hoedanigheid van octrooigemachtigde heeft ontvangen, tenzij het Lid van zijn geheimhoudingsplicht is ontslagen.
Een Lid wordt automatisch ontheven van zijn geheimhoudingsplicht als de geheime informatie is gepubliceerd.
Een Lid besteedt te allen tijde de vereiste zorg en aandacht aan het werk dat hem is toevertrouwd door een Cliënt en voert dit werk met de vereiste deskundigheid uit. Een Lid houdt de Cliënt op de hoogte van de stand van zaken.
In principe hoeft een Lid niet de belangen van een Cliënt te dienen in zaken die geen verband houden met het werk dat aan het Lid als octrooigemachtigde door de Cliënt is toevertrouwd.
Indien een Lid een opdracht niet wil aanvaarden of indien het zijn dienstverlening inzake een lopende opdracht wil beëindigen, deelt het dit onverwijld aan de Cliënt mede. In het laatste geval treft het Lid de nodige maatregelen om de Cliënt in staat te stellen nadeel te vermijden.
Een Lid is verplicht een opdracht te weigeren of terug te geven indien de behandeling of voortzetting daarvan noodzakelijkerwijs conflicteert met belangen die het voor een andere Cliënt behartigt of heeft behartigd of waarover het heeft geadviseerd.
Een Lid onderneemt geen actie tegen een zaak die behandeld wordt of behandeld is door het Lid of een Lid uit een samenwerkingsverband van het Lid, tenzij de Cliënt in deze zaak daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft, of het Lid geen kennis heeft van deze zaak en daarvan ook geen kennis kan nemen anders dan uit openbaar toegankelijke bronnen. Het is het Lid ook niet toegestaan om bij deze actie gebruik te maken van,van deze Cliënt afkomstige, niet openbare informatie.
Een Lid weigert een opdracht die conflicteert met zijn eigen belangen. Indien in een dergelijk geval het uitvoeren van de opdracht niet kan worden uitgesteld zonder mogelijke schade voor de Cliënt, aanvaardt een Lid de opdracht en voert het deze uit voor zover dit onmiddellijk vereist is om de mogelijke schade te voorkomen; daarna legt het Lid de volmacht in deze zaak neer.
Een Lid verwerft geen financieel belang in enig industrieel eigendomsrecht indien dit aanleiding geeft tot een conflict tussen de beroepsplicht en dit belang.
Een Lid zal zijn Cliënt een duidelijke en gespecificeerde factuur sturen voor verrichte diensten.

5. Betrekkingen met andere Leden

Een goede collegialiteit tussen Leden is noodzakelijk voor het instandhouden van de eer en het aanzien van het beroep van octrooigemachtigde en dient altijd in acht te worden genomen onafhankelijk van persoonlijke gevoelens. Dit houdt in dat een Lid zich niet in onheuse of beledigende termen over een ander Lid mag uitlaten. Grieven met betrekking tot een ander Lid dienen eerst persoonlijk met het andere Lid te worden besproken, dat wil zeggen onder vier ogen of via een derde Lid, en vervolgens, indien noodzakelijk, via de officiële kanalen zoals voorgeschreven in de Rijksoctrooiwet 1995 te worden behandeld.
Aangezien het behoud van deeenheid van de Beroepsgroep een zaak van het hoogste belang is voor de Orde, mag een Lid geen discriminatie tussen Leden uitoefenen of bevorderen.
Een Lid vermijdt elke gedachtewisseling over een concrete zaak van een Cliënt waarvan hij weet of behoort te weten dat die zaak door een ander Lid wordt behandeld, tenzij de Cliënt verklaart dat hij een onafhankelijke mening van het Lid wenst of van octrooigemachtigde wil veranderen. Het Lid mag het andere Lid alleen informeren als de Cliënt hiermee instemt.
Als een Lid de opdracht krijgt van een Cliënt om de behandeling van een zaak over te nemen van een ander Lid, dan is het Lid dat de opdracht krijgt vrij om deze te accepteren, op voorwaarde dat het Lid dat de opdracht krijgt ervoor zorgt dat het andere Lid direct wordt geïnformeerd. Dit andere Lid zal zonder vertraging alle documenten en elektronische bestanden die noodzakelijk zijn voor het behandelen van de zaak lenen of overdragen dan wel kopieën aan het Lid ter beschikking stellen tegen een redelijke vergoeding.

6. Betrekkingen met de nationale octrooiverlenende instantie en de rechterlijke macht

In alle betrekkingen met de nationale octrooiverlenende instantie en de rechterlijke macht en haar werknemers treedt een Lid hoffelijk op en doet het al het mogelijke om de eer en het aanzien van de Beroepsgroep hoog te houden.

7. Betrekkingen met de Orde

Een Lid houdt de Orde op de hoogte van zijn adres waar correspondentie en andere informatie van de Orde naartoe gestuurd dient te worden. Adresveranderingen worden onverwijld doorgegeven aan de Secretaris van de Orde.
Een Lid is verplicht de jaarlijkse contributie voor de Orde onverwijld te voldoen. Wanneer een Lid de jaarlijkse contributie niet voldoet, kan de Voorzitter van de Orde een bedenking ter kennis van de Raad van Toezicht brengen.
Een Lid mag zonder toestemming van de Voorzitter van de Orde geen enkele schriftelijke of mondelinge mededeling doen namens de Orde.
Een Lid heeft het recht om de Voorzitter van de Raad van Toezicht een mening te vragen over de toelaatbaarheid volgens deze Gedragsregels van enige handeling welke het Lid voorstelt te doen of te sanctioneren. Een dergelijke mening is niet bindend voor de Raad van Toezicht, doch heeft tot gevolg dat het Lid dat het advies heeft opgevolgd in de desbetreffende aangelegenheid geacht wordt te goeder trouw te zijn, voor zover de feiten en omstandigheden dezelfde waren als in het verzoek om advies naar voren werden gebracht.
Een klacht wegens schending van deze Gedragsregels zal schriftelijk aan de Secretaris van de Raad van Toezicht worden medegedeeld.